Nota fiscal de devolução com IBS e CBS: emissão por item

A devolução ganha mais rastreabilidade com IBS e CBS

A adaptação da NF-e à Reforma Tributária do Consumo não se limita à criação de campos para IBS, CBS e Imposto Seletivo. No caso das devoluções, a mudança alcança a forma de relacionar a nova nota ao documento que registrou a operação original.

A partir de 1º de setembro de 2026, a nota de devolução deverá identificar, em cada item, a chave de acesso do documento de origem e o número do item correspondente. O vínculo deixa de ser feito somente com a nota como um todo e passa a apontar exatamente qual mercadoria está sendo devolvida.

Essa exigência aumenta a rastreabilidade e ajuda a sustentar os ajustes de créditos e débitos de IBS e CBS. Para as empresas, porém, também exige integração mais precisa entre recebimento, estoque, escrituração fiscal, contas a pagar e sistema emissor.

Devolução não é o mesmo que cancelamento

A distinção entre devolução e cancelamento é importante para definir o documento e o tratamento fiscal adequado. A devolução desfaz uma operação depois do fornecimento. O cancelamento ocorre quando o desfazimento acontece antes do fornecimento.

Na devolução, o documento fiscal deve ser emitido pelo adquirente quando ele estiver habilitado a emitir. Se o adquirente não for emitente, essa responsabilidade fica com o fornecedor. No cancelamento, o documento é emitido pelo fornecedor.

A correção de erro também não deve ser confundida com essas situações. Ela serve para ajustar o valor da operação sem desfazê-la. Portanto, antes de iniciar qualquer emissão, a empresa precisa identificar corretamente o evento ocorrido. Um erro nessa classificação pode provocar documento inadequado, divergência de apuração e dificuldade para conciliar os efeitos tributários.

Como será o referenciamento item a item

A mudança está prevista nas adequações do leiaute da NF-e e da NFC-e relacionadas à Reforma Tributária do Consumo. Na devolução, cada produto informado deverá usar o grupo DFeReferenciado para indicar:

• a chave de acesso do documento fiscal original;
• o número do item na nota de origem;
• a correspondência entre o produto devolvido e a linha específica da operação anterior.

Esse detalhamento substitui, para essa finalidade, o referenciamento realizado apenas no cabeçalho pelos grupos antigos. A validação VC02-14 poderá rejeitar a NF-e de devolução que não apresentar o documento de origem por item.

Há outras verificações de consistência. O número do item original precisa estar preenchido, o emitente dos documentos referenciados deve ser o mesmo em todos os itens e o destinatário da devolução deve corresponder ao emitente da nota referenciada.

Na prática, não basta guardar a chave da NF-e de compra. A empresa também precisa preservar a associação entre o código usado internamente e o número do item na nota recebida. Essa informação deve continuar acessível mesmo depois de movimentações, fracionamentos ou alterações cadastrais no estoque.

Datas diferentes exigem atenção

O cronograma apresenta dois marcos que não devem ser confundidos. Em 3 de agosto de 2026, o preenchimento de IBS e CBS passa a ser obrigatório em produção para empresas do Regime Normal, identificadas pelo CRT igual a 3, conforme as regras da versão 1.40 da Nota Técnica 2025.002-RTC.

Já a validação específica do referenciamento da devolução por item entra em produção em 1º de setembro de 2026. Embora as mudanças estejam inseridas no mesmo pacote técnico, elas não começam na mesma data.

Essa diferença afeta o planejamento dos testes. O sistema deve estar preparado tanto para preencher os novos tributos quanto para recuperar a chave e o número do item da nota original no momento da devolução.

Efeitos da devolução sobre créditos e débitos

A Lei Complementar 214/2025 estabeleceu diretrizes para os ajustes de IBS e CBS nas devoluções e nos cancelamentos. A regulamentação detalha os procedimentos de acordo com a situação do crédito do adquirente e a maneira pela qual o débito do fornecedor foi extinto.

Quando a operação original tiver gerado crédito para o adquirente, a emissão do documento fiscal pelo valor devolvido ou cancelado desencadeia ajustes sequenciais. Para o adquirente, o procedimento pode envolver constituição de débito ou estorno de crédito. Para o fornecedor, pode haver apropriação de crédito ou estorno de débito.

O resultado para o fornecedor varia conforme a forma de extinção do débito original. Entre as possibilidades previstas estão:

• estorno da parcela do débito que ainda não foi extinta;
• restabelecimento do crédito quando a extinção ocorreu por compensação;
• apropriação de crédito em determinadas hipóteses de pagamento ou responsabilidade;
• transferência em dinheiro quando o débito foi extinto por split payment ou recolhimento pelo adquirente.

Nos casos abrangidos pela transferência, a regulamentação prevê atuação da Receita Federal ou do Comitê Gestor do IBS em até três dias úteis. Isso mostra por que o documento de devolução passa a ter papel relevante não apenas no estoque, mas também na apuração e no fluxo financeiro.

Como preparar os processos da empresa

A adequação deve começar pelo mapeamento de todo o ciclo da devolução. O objetivo é garantir que os dados da entrada permaneçam disponíveis e possam ser usados corretamente na saída. Algumas providências práticas são:

1. Revisar a captura das NF-e recebidas: o sistema deve armazenar a chave de acesso e o número original de cada item.
2. Mapear códigos de produtos: conversões entre o cadastro do fornecedor e o cadastro interno não podem eliminar o vínculo com a linha de origem.
3. Atualizar o emissor: a solução precisa gerar o grupo DFeReferenciado em cada item devolvido e aplicar as validações previstas.
4. Integrar estoque e fiscal: a equipe responsável pela devolução física deve informar qual entrada e qual item deram origem à mercadoria.
5. Testar devoluções parciais: cenários com apenas parte dos produtos ou das quantidades exigem atenção especial à correspondência documental.
6. Conciliar a apuração: contabilidade e fiscal devem verificar se o documento produziu o estorno, o crédito ou o restabelecimento esperado.

O risco vai além da rejeição da NF-e

Uma devolução sem a referência correta poderá sofrer a rejeição 321, associada à ausência de documento fiscal referenciado por item. Entretanto, esse não é o único impacto possível.

Se o vínculo com a operação original estiver incorreto, a empresa pode enfrentar divergências entre estoque, documentos fiscais e apuração de IBS e CBS. Também pode haver dificuldade para demonstrar qual crédito foi ajustado e qual débito deve ser estornado ou restabelecido.

Por isso, a preparação não deve ficar restrita à instalação de uma atualização no emissor. O novo modelo exige qualidade cadastral, conservação dos dados de entrada e coordenação entre as áreas envolvidas. Quanto mais automatizada estiver a associação entre o item recebido e o item devolvido, menor será o risco de rejeições e retrabalho.

Este conteúdo é informativo e não substitui a orientação de um contador ou advogado tributarista.